Instrukcja kancelaryjna
INSTRUKCJA KANCELARYJNA
POWIATOWEGO URZĘDU PRACY
W PRZYSUSZE
SPIS TREŚCI
Rozdział 1. Postanowienia wstępne i ogólne
1. Przedmiot i cel
2. Znaczenie pojęć użytych w instrukcji
Rozdział 2. System kancelaryjny
1. System kancelaryjny. Rzeczowy wykaz akt. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne
2. Podział prac kancelaryjnych w PUP
Rozdział 3. Szczegółowe ustalenia dotyczące wykonywania ważniejszych czynności kancelaryjnych
1. Przyjmowanie przesyłek
2. Godziny odbioru przesyłki
3. Otwieranie i sprawdzanie przesyłek
4. Rozdzielanie i przydzielanie pism
5. Rejestrowanie i znakowanie pism
6. Załatwianie spraw
7. Terminy załatwiania spraw i ponaglenia
8. Podpisywanie pism
9. Wysyłanie pism
10. Zakładanie teczek aktowych. Przechowywanie akt
11. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
12. Postępowanie z aktami poufnymi
Rozdział 4. Postanowienia końcowe
1. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej
2. Kontrole prac kancelaryjnych
Rozdział 1
POSTANOWIENIA WSTĘPNE I OGÓLNE
1. Przedmiot i cel
1.1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcja", ustala zasady postępowania w zakresie: obiegu pism i innych dokumentów, ich powstania, przesyłania, ewidencjonowania, przechowywania w komórkach organizacyjnych oraz przekazywania do Zakładowej Składnicy Akt w Powiatowym Urzędzie Pracy.
1.2. Ustalone w instrukcji zasady postępowania dążą do zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed utratą, uszkodzeniem bądź zniszczeniem akt w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przysusze.
1.3. Postępowanie z aktami zawierającymi tajemnicę państwową regulują odrębne przepisy.
2. Znaczenie pojęć użytych w instrukcji
1) akta sprawy - cała dokumentacja dotycząca danej sprawy (obejmująca dokumenty, pisma, notatki, formularze, plany, rysunki, fotokopie, kserokopie itp.), zawierająca dane i informacje niezbędne (które były, są i mogą być istotne) przy jej rozpatrywaniu,
2) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,
3) dekretacja- skierowanie sprawy do referenta sprawy w celu jej realizacji,
4) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych,
5) dokumentacja nie archiwalna - część dokumentacji nie stanowiąca materiałów archiwalnych (Kat. "B"),
6) kierownik - kierownik powiatowego urzędu pracy
7) kancelaria ogólna - wewnętrzna komórka organizacyjna urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy ogólnej obsługi kancelaryjnej,
8) komórka organizacyjna - dział, referat, samodzielne stanowisko pracy, zespół zadaniowy,
9) kontrolka wpływu, kontrolka wysyłanej korespondencji - pomoce kancelaryjne (księgi kancelaryjne, dzienniki korespondencyjne, książki ewidencyjne), służące do ewidencjonowania wpływów i wysyłanej korespondencji w celu kontroli ich obiegu,
10) korespondencja - każde pismo wpływające do Urzędu (urzędu pracy) lub wysyłane przez Urząd (urząd pracy),
11) materiały archiwalne - część dokumentacji posiadająca wartość historyczną, wchodząca w skład państwowego zasobu archiwalnego (Kat. "A"),
12) parafa - skrócony podpis osoby wyrażającej zgodę na treść i sposób załatwienia sprawy,
13) pomocnicze urządzenia ewidencyjne - np. terminarz,
14) przesyłka - każdy oddzielnie zapieczętowany list, paczka,
15) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z jej załatwieniem,
16) referent sprawy - pracownik opracowujący (załatwiający) merytorycznie sprawę,
17) registratura - miejsce rejestracji spraw i przechowywania akt w komórkach organizacyjnych do czasu przekazania tych akt do archiwum zakładowego (składnicy akt) lub na makulaturę,
18) sekretariat urzędu pracy - stanowisko do którego należy obsługa kancelaryjna kierownictwa urzędu pracy i wymienionych komórek organizacyjnych,
19) spis spraw - formularz służący do rejestrowania spraw nadsyłanych do komórki organizacyjnej lub w niej powstałych,
20) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagające podjęcia i wykonywania czynności urzędowych, wyrażających się między innymi w tworzeniu akt,
21) Powiatowy Urząd Pracy (PUP) - Powiatowy Urząd Pracy w Przysusze,
22) teczka aktowa (spraw) - teczka, skoroszyt, segregator, itp. Pomoce służące do przechowywania akt w komórce organizacyjnej i dotyczące jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt,
23) termin - okres czasu lub konkretna data, wynikająca zobowiązujących przepisów lub ustaleń jednostek nadrzędnych i przełożonych, wyznaczająca czas załatwienia sprawy,
24) terminarz - urządzenie kancelaryjne do przechowywania akt spraw terminowych (np. dekadowy, tygodniowy, dzienny) lub zapis komputerowy spraw terminowych w systemie kalendarzowym,
25) Starosta - Starosta Przysuski,
26) urząd pracy - Powiatowy Urząd Pracy w Przysusze,
27) wykaz akt - rzeczowy wykaz akt, stanowiący tematyczną klasyfikację dokumentacji urzędu pracy wraz z kwalifikacją archiwalną,
28) załącznik - każdy akt dołączony do pisma podstawowego, (akt składający się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści tworzą całość, należy uważać za jeden załącznik, akta zszyte, sklejone lub twarde złączone, broszury, książki i inne przedmioty należy traktować jako pojedyncze załączniki),
29) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowej z wykazu akt,
30) znak sprawy - stała cecha rozpoznawcza sprawy i wszystkich pism tej sprawy dotyczących
Rozdział 2
SYSTEM KANCELARYJNY
1. System kancelaryjny. Rzeczowy wykaz akt. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne.
1.1. W PUP obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na tematycznym podziale spraw.
Tematyczną klasyfikacją dokumentacji powstającej w toku działalności PUP, zawierającą kwalifikację archiwalną (ocenę wartości archiwalnej) - jest wykaz akt.
1.2. W bez dziennikowy m systemie dokonuje się wyłącznie rejestracji spraw (nie rejestruje się każdorazowo pism dotyczących tych spraw). Sprawę rejestruje się tylko raz (na podstawie pisma wszczynającego tę sprawę) w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki tematycznej zgodnie z wykazem akt. System ten nie wyklucza stosowania innych pomocy ewidencyjnych do kontroli obiegu akt (pism).
1.3. Wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Całość akt wytwarzana w PUP została podzielona na klasy I-go rzędu, oznaczone symbolem jednocyfrowym (od 0 do 9). W ranach każdej z tych klas wprowadzono klasy II-go rzędu, oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy I-go rzędu jednej z cyfr od 0 do 9. Według tej zasady wyodrębniono klasy III - go i IV - go rzędu. Końcowe tytuły klas będą tytułami teczek jednorodnych lub pokrewnych tematyczne spraw.
1.4. Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej poszczególnych urzędów pracy. W skutek tego akta tematycznie jednorodne pochodzące z różnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol klasyfikacji. Wyróżniać je będą tylko symbole nazw komórek organizacyjnych.
1.5. Każda komórka organizacyjna urzędu pracy powinna sporządzić do własnego użytku wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie pozycje wykazu (uzupełnione o odpowiednie rodzaje dokumentacji spraw przez siebie załatwianych), symbole i hasła kwalifikacyjne oraz kwalifikację archiwalną akt.
1.6. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu pracy mogą rozbudować końcowe klasy w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe, nie zmieniając oznaczenia kategorii archiwalnej i okresu przechowywania ustalonych w rozbudowanej klasie wykazu akt.
1.7. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu klas pierwszego, drugiego i trzeciego rzędu lub wprowadzenie nowych symboli w tych klasach mogą być dokonane (wprowadzone) po aprobacie Starosty Przysuskiego i uzgodnieniu tych zmian z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.
1.8. W Powiatowym Urzędzie Pracy w Przysusze obowiązuje sporządzenie i aktualizacja wykazu (indeksu) symboli nazw komórek organizacyjnych i inicjałów pracowników merytorycznych i funkcjonalnych. Symbole nazw komórek organizacyjnych i inicjały pracowników nie mogą się powtarzać.
1.9. Dokumentacja dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie:
1) materiały archiwalne oznaczone symbolem "A ",
2) dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem "B",
1.10. Materiały archiwalne są to akta o wartości historycznej, przeznaczone do wieczystego przechowywania. W chodzą one do państwowego zasoby archiwalnego .
1.11. Dokumentacja niearchiwalna są to akta posiadające jedynie czasową wartość praktyczną. Do oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu "B" w szczególności zaś:
a) obok symbolu "B" są umieszczone cyfry arabskie, które oznaczają lata przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. Okres jej przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy (np. akta spraw załatwionych w 1999 r. oznaczone symbolem BS powinny być przechowywane do 31 grudnia 2004 roku). Dokumentacja ta wraz z upływem właściwego jej okresu przechowywania - może zostać przekazana na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego,
b) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się akta, które po upływie ustalonego w rzeczowym wykazie akt okresu ich przechowywania powinny zostać poddane ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza państwowe, które może przekwalifikować akta materiałów archiwalnych (akt kategorii "A"),
c) symbolem "Bc" oznacza się akta manipulacyjne, które mają wyłącznie krótkotrwałą wartość praktyczną. Akta te po pełnym wykorzystaniu do prac bieżących mogą zostać przekazane na makulaturę bezpośrednio z komórek organizacyjnych, pod kontrolą pracownika prowadzącego archiwum zakładowe (składnicę akt).
TYTUŁ KLAS PIERWSZEGO RZĘDU
0. Zarządzanie
1. Kadry
2. Środki rzeczowe i zamówienia publiczne
3. Obsługa finansowo-księgowa urzędu pracy
4. Obserwacja rynku pracy oraz analizy i prognozowanie
5. Aktywne formy pośrednictwa pracy i przeciwdziałanie bezrobociu
6. Poradnictwo zawodowe i szkolenie bezrobotnych
7. Migracja zarobkowa i legalność zatrudnienia
8. Ochrona roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy
TYTUŁY KLAS DRUGIEGO RZĘDU
00. Organy kolegialne urzędów pracy
01. Organizacja
02. Akty normatywne. Obsługa prawa urzędów pracy
03. Planowanie, sprawozdawczość i statystyka w działalności urzędów pracy
04. Informatyka
05. Skargi i wnioski
06. Wydawnictwa. Upowszechnianie informacji o działalności urzędów pracy
07. Współpraca z krajowymi instytucjami
08. Współpraca z zagranicą
09. Kontrole
1 - Kadry
10. Zasady pracy i płac
11. Zatrudnienia
12. Ewidencja osobowa pracowników
13. Bezpieczeństwo i higiena pracy
14. Szkolenia pracowników
15. Dyscyplina pracy
16. Sprawy socjalno-bytowe
17. Ubezpieczenia socjalne pracowników. Emerytury i renty
2 - Środki rzeczowe i zamówienia publiczne
20. Inwestycje i kapitalne remonty
21. Administrowanie budynkami i lokalami urzędów pracy
22. Gospodarka materialna
23. Transport i łączność
24. Ochrona mienia
3 - Obsługa finansowo-księgowa urzędów pracy
30. Zasady działalności ekonomiczno-finansowej
31. Preliminarze budżetowe i sprawozdawczość z realizacji budżetów
32. Księgowość budżetowa
33. Obsługa kasowa
34. Rachunkowość
35. Rozliczenia płac i składek ZUS
36. Rozliczenia z tytułu składek ZUS
37. Sprawy finansowo-księgowe funduszu celowych
38. Ewidencja i oszacowanie wartości środków trwałych
39. Nadzór nad rachunkowością, księgowością i obsługą kasową
4 - Obserwacja rynku pracy oraz analizy i prognozowanie tendencji rozwojowych
40. Obserwacja (monitoring) rynku pracy
41. Informacja o stanie i strukturze bezrobocia
42. Analizy rynku pracy
43. Badanie socjologiczne dotyczące rynku pracy
44. Prognozy rynku pracy
45. Prace naukowo-badawcze dotyczące rynku pracy
5 - Aktywne formy pośrednictwa pracy i przeciwdziałanie bezrobociu
50. Organizacja pośrednictwa pracy i nadzór nad działalnością instytucji pośrednictwa pracy
51. Organizacja i finansowanie prac interwencyjnych, robót publicznych pożyczek dla pracodawców i bezrobotnych oraz innych form przeciwdziałania bezrobociu
52. Rejestracja bezrobotnych oraz poszukujących pracy i ustalanie praw do świadczeń
53. Aktywne pośrednictwo pracy
54. Kluby pracy
55. Pożyczki z Funduszu Pracy dla bezrobotnych i pracodawców
56. Prace interwencyjne i roboty publiczne
57. Programy specjalne przeciwdziałania bezrobociu
58. Aktywizacja zawodowa absolwentów i młodocianych
59. Zatrudnienie poborowych ( służba zastępcza )
6 - Poradnictwo zawodowe i szkolenie bezrobotnych
60. Organizacja służb poradnictwa zawodowego
61. Poradnictwo zawodowe
62. Organizacja bazy danych dotyczących informacji zawodowej
63. Organizacja szkolenia bezrobotnych
7 - Zatrudnienie i rehabilitacja osób niepełnosprawnych
70. Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia i rehabilitacji osób niepełnosprawnych
71. Programy zatrudnienia osób niepełnosprawnych
72. Pomoc w zatrudnieniu osób niepełnosprawnych
73. Dysponowanie środkami Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych i limity wydatków z funduszu
74. Refundacja kosztów utworzenia stanowisk pracy dla osób niepełnosprawnych i fundacja wynagrodzeń i składek Z U S
75. Pożyczki na podjęcie działalności gospodarczej przez osoby niepełnosprawne
76. Szkolenie i przekwalifikowanie osób niepełnosprawnych
77. Zakłady pracy chronionej
78. Organizacja warsztatów terapii zajęciowej
8 - Migracja zarobkowa i legalność zatrudnienia
80. Zatrudnienie obywateli polskich za granicą
81. Zatrudnienie cudzoziemców
82. Kontrola legalności zatrudnienia
9 - Ochrona roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy
90. Przepisy prawne dotyczące Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
91. Rada FGSP
92. Organizacja i zarządzanie FGŚP
93. Gospodarowanie środkami FGŚP
94. Wypłata jednorazowych świadczeń FGŚP
95. Zaspakajanie roszczeń pracowniczych w przypadku niewypłacalności pracodawcy
96. Zaspakajanie niektórych świadczeń należnych emerytom i rencistą
97. Windykacja wypłaconych świadczeń,
